Mise à disposition d’une solution de gestion de remboursement des frais de déplacements professionnels en mode software as a service et de prestations associées

Type d'avis : Avis de marché

Type de marché : Européen

Date de publication : 09/04/2024

JOUE - 209183-2024

1. Acheteur

1.1.

Acheteur

Nom officiel: La Poste

Forme juridique de l’acheteur: Entreprise publique

Activité de l’entité adjudicatrice: Services postaux

2. Procédure

2.1.

Procédure

Titre: Mise à disposition d’une solution de gestion de remboursement des frais de déplacements professionnels en mode software as a service et de prestations associées

Description: La consultation vise à fournir une solution de gestion de remboursement des frais professionnels en mode Software As a Service et de prestations associées pour les besoins des Directions Ressources Humaines et Financières de La Poste et de La Poste Immobilier, afin de couvrir les domaines fonctionnels suivants : • Paramétrage de la Politique de remboursement de frais • Création et suivi des notes de frais sur Web et Smartphone par les collaborateurs • Automatisme de saisie (OCR) et contrôles des frais à la saisie • Processus de validation par la ligne managériale et par les comptables • Fonctionnalités évoluées de contrôles et d’alertes • Proposer un système de reporting intégré pour les utilisateurs/managers • Exporter toutes les données • Interfaçages avec les systèmes de la Poste (comptable, SIRH, Banque, Datalake/house, Voyages) • Assurer le support de premier niveau aux utilisateurs Les prestations attendues sont détaillées ci-dessous. La solution devra couvrir les volumétries estimées de populations suivantes : • 200 000 utilisateurs potentiels, environ 17000 unique chaque mois pour 33000 notes de frais Les échanges écrits et oraux du projet seront réalisés exclusivement en français. La solution devra se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). L'hébergement des données devra impérativement être localisé au sein de l'Union européenne (UE), d'un pays de l'Espace économique européen (EEE), d'un pays reconnu comme adéquat par l'Union européenne. La solution devra être conforme aux obligations d'accessibilité numérique, et de conception responsable des services numériques. La solution devra également respecter la PSSI de La Poste. La date butoire de remise des candidatures est le 19 avril 2024 à 10h.

Identifiant de la procédure: 1e8da006-11e6-4adc-91a6-ef6f55a5a232

Identifiant interne: 2024DOS11926

Type de procédure: Négociée avec publication préalable d’un appel à la concurrence / concurrentielle avec négociation

La procédure est accélérée: non

2.1.1.

Objet

Nature du marché: Services

Nomenclature principale (cpv): 72212900 Services de développement de logiciels divers et systèmes informatiques

2.1.3.

Valeur

Valeur estimée hors TVA: 5 500 000,00 EUR

Valeur maximale de l’accord-cadre: 6 000 000,00 EUR

2.1.4.

Informations générales

Informations complémentaires: Le marché sera conclu pour une durée ferme de 36 mois, renouvelable par tacite reconduction par période successives de 12 mois dans la limite de 5 fois. Il est précisé qu’une même entreprise ne pourra pas faire acte de candidature : - En candidat individuel et en tant que membre d’un ou plusieurs groupements Et/ou - En tant que membre de plusieurs groupements. Dans le cas où le marché serait attribué à un groupement, afin de sécuriser l’exécution du marché pendant toute sa durée, le groupement devra avoir la forme d’un groupement conjoint avec mandataire solidaire. Si le candidat s’appuie sur les capacités d’autres opérateurs économiques (économiques/ financières ou techniques/ professionnelles), il doit : - Justifier des capacités de ce ou ces opérateurs et - Apporter la preuve qu’il en disposera pour l’exécution du marché. Cette preuve peut être apportée par tout moyen approprié, notamment une attestation sur l’honneur de cet autre opérateur économique confirmant ses capacités et leur mise à disposition du candidat pendant l’exécution du marché. La demande de participation accompagnée des renseignements et documents demandés (sur questionnaire d'information ou sous format libre) devront être remis sur le Portail Fournisseurs (https://e-sourcing.extra.laposte.fr ). Tous les documents demandés devront être remis avant la date et l'heure limites mentionnées dans l'avis. Le candidat souhaitant répondre via le DUME le remettra au format pdf et au format xml dans un ZIP. Conformément aux dispositions de articles R.2143-13 du Code de la commande publique, le candidat n'est pas tenu de fournir les documents et renseignements demandés dans le cadre du présent avis qui peuvent être obtenus via un système électronique de mise à disposition d'information administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique accessible gratuitement par La Poste et ses filiales. Dans ce cas, le candidat précisera dans le dossier de réponse toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace.

Base juridique:

Directive 2014/25/UE

2.1.6.

Motifs d’exclusion:

Motifs d’exclusion purement nationaux

5. Lot

5.1.

Lot: LOT-0001

Titre: Mise à disposition d’une solution de gestion de remboursement des frais de déplacements professionnels en mode software as a service et de prestations associées

Description: La consultation vise à fournir une solution de gestion de remboursement des frais professionnels en mode Software As a Service et de prestations associées pour les besoins des Directions Ressources Humaines et Financières de La Poste et de La Poste Immobilier, afin de couvrir les domaines fonctionnels suivants : • Paramétrage de la Politique de remboursement de frais • Création et suivi des notes de frais sur Web et Smartphone par les collaborateurs • Automatisme de saisie (OCR) et contrôles des frais à la saisie • Processus de validation par la ligne managériale et par les comptables • Fonctionnalités évoluées de contrôles et d’alertes • Proposer un système de reporting intégré pour les utilisateurs/managers • Exporter toutes les données • Interfaçages avec les systèmes de la Poste (comptable, SIRH, Banque, Datalake/house, Voyages) • Assurer le support de premier niveau aux utilisateurs Il est attendu de la solution : - Qu'elle apporte le service attendu (logiciel et infrastructure) en mode SaaS - Qu'elle réponde à des exigences de sécurité - Qu'elle réponde à des exigences d'interopérabilité avec les SI existants de La Poste - Qu'elle réponde aux exigences fonctionnelles de La Poste - Qu'elle soit en langue française et ce sur tous les modules Il est attendu en outre du candidat qu'il accompagne La Poste dans les travaux suivants : - De gestion de projet, de mise en œuvre, de conception générale et détaillée technique et fonctionnelle, de déploiement de la solution - De paramétrage, de développement et d'intégration - De recette et de mise en production - Des prestations de réversibilité - Des prestations de conduite du changement notamment la formation des administrateurs fonctionnels, techniques et superviseurs. - De paramétrage de la solution - Le support aux utilisateurs et à l’administrateur La solution devra couvrir les volumétries approximatives de populations suivantes : • 200 000 utilisateurs potentiels, environ 17000 unique chaque mois pour 33000 notes de frais

Identifiant interne: LOT UNIQUE

5.1.1.

Objet

Nature du marché: Services

Nomenclature principale (cpv): 72212900 Services de développement de logiciels divers et systèmes informatiques

Options:

Description des options: Les options sont les périodes de reconductions du marché. Le marché sera conclu pour une durée ferme de 36 mois, renouvelable par périodes de reconduction successives de 12 mois dans la limite de 5 fois sauf dénonciation dans les conditions prévues au contrat.

5.1.2.

Lieu d’exécution

Pays: France

N’importe où dans le pays donné

5.1.3.

Durée estimée

Date de début: 01/07/2025

Date de fin de durée: 30/06/2033

5.1.4.

Renouvellement

Nombre maximal de renouvellements: 5

5.1.6.

Informations générales

Participation réservée: La participation n’est pas réservée.

Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE

Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP)

Le marché en question convient aussi aux petites et moyennes entreprises (PME)

Informations complémentaires: La Poste retiendra au maximum les 4 candidats les mieux classés au regard des critères déterminés ci-dessous, sous réserve de l’obtention d’une note supérieure ou égale à 10/20.

5.1.9.

Critères de sélection

Critère:

Type: Aptitude à exercer l’activité professionnelle

Nom: Aptitude à exercer l'activité professionnelle

Description: Le candidat remettra, sur la plate¬forme Provigis (https://www.provigis.com/), les documents indiqués ci¬dessous : 1/ son numéro unique d'identification 2/ s'il est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés 3/ une déclaration dûment datée et signée sur papier à en¬tête du fournisseur, pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionné à l'article L.2141¬1 et au 1° et 3° de l'article L.2141¬4 du Code de la commande publique 4/ les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un cas d'interdiction de soumissionner mentionné à l'article L.2141¬2 du Code de la commande publique, c'est¬à¬dire : ¬ une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF prouvant qu'il est à jour de ses cotisations et contributions sociales et attestant de la régularité de sa situation au regard de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés. ¬ une attestation fiscale justifiant de la régularité de sa situation fiscale (paiement de la TVA, de l'impôt sur les sociétés ou de l'impôt sur le revenu) 5/ le cas échéant, la liste nominative des salariés étrangers employés par le candidat et soumis à l'autorisation de travail mentionnée à l'article L. 5221¬2 du Code du travail, précisant pour chaque salarié, conformément à l'article D. 8254¬2 du Code du travail, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Les candidats établis à l'étranger fournissent les pièces prévues aux articles D 8222¬7 et D 8254¬3 du code du travail . 6/ le cas échéant, les pièces prévues à l'article R.1263¬12 du Code du Travail en cas de détachement de salariés. Si le candidat se présente en groupement, il fournira une lettre de constitution du groupement, signée par chacun de ses membres, précisant les dénominations, adresse, téléphone et adresse téléphonique de chacun des cotraitants, l’identité du mandataire, et les pouvoirs qui lui sont donnés. Chaque membre du groupement devra fournir l’ensemble des renseignements demandés à la présente rubrique.